Vad är automatiserade vårdprocesser?

Vad är en process?

Processer finns runt omkring oss hela tiden. När man ska laga mat så är det en process. Man börjar med en tom mage, läser igenom receptet, tar fram ingredienserna, börjar på steg 1 i receptet och när man är klar så sätter man sig ner och äter. Processen har gjort så att man gått från hungrig till mätt. I en process finns alltid en start och ett slut och däremellan ett antal saker som ska genomförs i en bestämd ordning.

Ledtid

Ledtid brukar man kalla tiden det tar att gå från start till mål i en process, dvs hur lång tid tar det att laga maten i exemplet ovan. Automatiserade vårdprocesser brukar normalt minska ledtiderna eftersom de alltid finns där och jobbar och har alltid full koll på alla delar i processen. De har heller ingenting emot att göra ”tråkiga jobb” hela dagarna.

Varför finns processer?

Som vi beskrev ovan så finns processer vare sig vi tänker på det vi gör som processer eller inte. Att beskriva sakerna vi utför i processer hjälper oss att kunna tänka på och analysera processerna. Behöver vi verkligen genomföra alla delar i processen? Kan man flytta om de olika stegen i processen så att den blir enklare och tar kortare tid? Kanske arbeta med saker parallellt? Kan någon annan ta hand om vissa steg i processen? Det finns en mängd bra frågor man kan ställa sig och fundera över när man väl har processen definierad.

Business Process Management (BPM)

Om du varit i kontakt med processer tidigare så kanske du har hört talas om BPM, Business Process Management. BPM är en samling metoder, verktyg och teknologier för att utforma, etablera, analysera och följa upp operationella processer. Med BPM får man en hög flexibilitet och kvalitet i de digitaliserade processerna, det går snabbare att ta fram dem och det sker till en lägre kostnad. Bra processverktyg använder BPM som bas i utvecklingen så att systemet både använder det senaste inom processteknologi och samtidigt blir överskådligt och lätt att använda.

Processer inom vården

Du som jobbar inom vård och omsorg är med i processer i arbetet hela tiden. Ibland kallas de rutiner eller instruktioner, men alla går ut på att det finns ett antal steg definierade i det du gör och i varje steg står exakt vad som skall göras t.ex. när du ska rapportera nutrition eller smärta med Abbey Pain Scale. Du kan säkert räkna upp ett större antal rutiner eller instruktioner eller processer som du har i ditt arbete och följer varje dag.

Standardiserade vårdprocesser

Standardiserade vårdprocesser, som definieras av Socialstyrelsen, är ett annat exempel på processer inom vården. Standardiserade vårdprocesser är ett sätt att beskriva hur man ska utreda och behandla ett antal sjukdomstillstånd, t.ex. inom cancervården. Dessa är framtagna för att vården ska bli likadan oberoende vilken vårdgivare som behandlar en patient, samt att patienten ska kunna se och förstå vilka steg som ingår och var hen är i sin vård.

Vårdprocesser idag

Idag är majoriteten av vårdprocesserna beskriva i någon form av dokument, på papper eller digitalt. Beskrivningen fungerar som en karta och det är vårdpersonalen som sedan ser till att de olika momenten i processen blir gjorda. Det kan vara att kalla en patient, boka in en labbtid eller göra en fallriskbedömning. Det är alltså vårdpersonalen som måste hålla koll på när ett steg i processen är klart och nästa kan börja. Ibland sker detta genom en notis eller liknande, men lika ofta måste vårdpersonen själv gå in och kolla om t.ex. ett provsvar har kommit. Huvudprincipen är att det är en person som ser till att nästa steg i processen blir initierad och gjord efter att den tidigare punkten på listan är klar.

Automatiserade vårdprocesser

I den automatiserade vårdprocessen så är det inte en vårdperson som driver processen framåt, utan ett IT-baserat verktyg. Man kan säga att beskrivning av processen är samma som man haft på papper tidigare. Det som skiljer är vem som tittar på processbeskrivningen och initierar de olika stegen i processen. Istället för att du ska läsa om nästa punkt i processen och göra det som står, så har man definierat samma sak i verktyget och även beskrivit för verktyget hur den ska göra varje steg. När en punkt på listan är klar så börjar alltså nästa punkt automatiskt.

Beställa labbtid

Vi tar exemplet att beställa en labbtid. När du beställer en labbtid så kanske du ringer till labbet eller går in på labbets hemsida, eller har något annat IT-system där du bokar in en tid. Med den automatiserade vårdprocessen så är det IT-verktyget som själv kontaktar labbet och bokar in en ledig tid. För att det ska fungera måste naturligtvis IT-verktyget ha alla uppgifter, men det är samma uppgifter som du hade när du manuellt bokade in tiden, så egentligen ingen skillnad, förutom att det nu sker automatiskt.

Arbeta med avvikelser

En av stora fördelarna med automatiserade vårdprocesser är att vårdpersonalen slipper göra administrativa rutinuppgifter, och istället kan arbeta med avvikelser, dvs sådant som inte är planerade men som ändå händer, medan systemet guidar patienten vidare automatiskt från ett steg till nästa i processen. Under tiden som det automatiska systemet skickar ut kallelser och påminnelser, något som tidigare gjordes manuellt, så kan vårdpersonalen istället ägna sin tid åt att kontakta de patienter som t.ex. inte bekräftar en kallelse eller som har speciella behov.

Överblick

Den vårdanställde har alltid en överblick i verktyget och ser var i processen en specifik patient befinner sig. Samtidigt har patienten en egen inloggning där hen kan se alla delarna i sin egen vårdprocess och var hen är just nu. Detta ökar känslan av delaktighet och förståelse hos patienten när hen ser helheten och hela tiden vet vad nästa steg är. Den automatiserade vårdprocessen har alltså olika inloggningar och olika överblicksbilder, så kallade vyer, för vårdpersonal, patient och även för vårdledningen. Ledningen kan se en sammanfattning med statistik över processerna och kan t.ex. få varningar om det bildas köer där patienter får vänta i onödan eller flaskhalsar där man behöver omfördela personal.

Fördelar med automatiserade vårdprocesser

Det finns många fördelar med automatiserade vårdprocesser. Här har vi listat de vanligaste:

Guidar patient och vårdpersonal automatiskt från ett steg till nästa i processen
Mindre administrativt arbete
Tar bor monotona och repetitiva arbetsuppgifter
Säkerställer att ingen del i patientens vårdprocess faller mellan stolar, eller glöms bort
Inget behov av att manuellt gå in och kolla om ett process-steg är färdigt
Frigör vårdpersonalen att jobba med avvikelser
Hög och jämn kvalitet på arbetet
Kortare ledtiderna för processen
Enkelt att ändra i processen
Vårdledningen får en aggregerad bild av hela vårdenhetens alla processer, samt statusuppdateringar i realtid av vårdflödet inklusive varningar för flaskhalsar mm
Vårdpersonalen får mindre administrativt arbete, mindre stress att något ska missas, och en bättre överblick över patienterna
Patienten får bättre kontroll och känner sig mer involverad genom att hen får en överblick över sin egen totala vårdprocess. Patienten kan se var hen befinner sig och vad nästa steg är

Aleris Sömnapné om automatiserade vårdprocesser

Emil Lennartsson, CIO på Aleris Sömnapné, berättar hur han ser på aHälsa. Emil ger också ett exempel när automatiserade vårdprocesser används i deras verksamhet, för CPAP-flödet som är den del i behandlingen av obstruktiv sömnapnésyndrom (OSA).